Documentos, contratos e demandas organizados e rastreáveis
Digitalizamos acervos, automatizamos fluxos de aprovação e centralizamos solicitações em um só lugar. Cada documento e cada pedido passam a ter responsável, prazo e histórico.
É a solução da Midnal para digitalizar e organizar documentos, assinar contratos eletronicamente e gerir demandas e chamados com apoio de inteligência artificial. É indicada para órgãos públicos, empresas e organizações do terceiro setor que querem reduzir papel, retrabalho e perda de prazos.
O que resolvemos
Situações comuns que levam organizações a procurar a Midnal.
- Documentos em papel, pastas de rede e e-mails dificultam encontrar a versão correta.
- Contratos e aprovações ficam parados à espera de assinaturas e deslocamentos.
- Solicitações chegam por vários canais e se perdem sem registro nem prazo.
- Falta histórico confiável de quem aprovou, alterou ou acessou cada documento.
Recursos e serviços
Digitalização e indexação
Conversão de acervos em documentos pesquisáveis, classificados e com controle de acesso.
Apoio de IA
Assistentes que consultam o acervo, extraem informações de documentos e ajudam a classificar e encaminhar solicitações.
Assinatura eletrônica
Modelos com campos, fluxos sequenciais ou paralelos e trilha de auditoria com data, hora, IP e dispositivo.
Fluxos de aprovação
Etapas, responsáveis e prazos definidos para cada tipo de documento ou pedido, com notificações automáticas.
Central de demandas
Abertura de solicitações por portal, e-mail ou formulário, com protocolo, SLA e acompanhamento pelo solicitante.
Base de conhecimento
Wiki com versionamento e permissões para manuais, procedimentos e modelos de documentos.
Etapas de implantação
- MapeamentoLevantamos tipos de documentos, fluxos atuais e volumes de demandas.
- Desenho dos fluxosDefinimos classificação, permissões, prazos e etapas de aprovação.
- ImplantaçãoConfiguramos as ferramentas em nuvem e digitalizamos ou migramos o acervo prioritário.
- TreinamentoCapacitamos usuários e gestores para operar os novos fluxos.
- AcompanhamentoMonitoramos prazos e gargalos e ajustamos os fluxos com a equipe.
Aplicações por setor
Setor público
Tramitação digital de processos e ofícios, com protocolo, prazos e histórico para atender aos órgãos de controle.
Empresas
Contratos comerciais e documentos de RH assinados eletronicamente a partir de modelos padronizados.
Terceiro setor
Organização de termos de parceria, comprovantes e relatórios para a prestação de contas a financiadores.
Dúvidas sobre Gestão Documental e de Demandas
Fale com um especialista para avaliar o seu cenário.
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
A assinatura eletrônica com trilha de auditoria é admitida pela legislação brasileira, como a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020, em muitas situações. Quando o ato exige assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil, orientamos o fluxo adequado.
É possível digitalizar o acervo físico?
Sim. Planejamos a digitalização por prioridade, com indexação e classificação para facilitar as buscas.
Consigo integrar com os sistemas atuais?
Sim, por API REST e webhooks, inclusive com ERP, CRM, GLPI e ferramentas de BI.
Onde ficam armazenados os documentos?
Em ambiente de nuvem gerenciado, com criptografia, backups e datacenters no Brasil.
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